Rechnung schreiben: Pflichtangaben 2026 (§14 UStG)

Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine Lieferung oder Leistung abrechnet und – bei ordnungsgemäßer Ausstellung nach § 14 UStG – den Vorsteuerabzug beim Empfänger ermöglicht. Pflichtangaben sind u. a. vollständige Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Zeitpunkt der Leistung sowie Entgelt und Steuersatz. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug versagt werden.

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus, muss aber trotzdem alle übrigen Pflichtangaben einhalten und zusätzlich einen Hinweis aufnehmen:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Fehlt dieser Hinweis, kann das als fehlerhafte Rechnung gewertet werden – auch wenn inhaltlich korrekt keine Steuer anfällt.

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz

Nicht nötig: Empfängeranschrift, fortlaufende Rechnungsnummer, gesonderter Steuerausweis in Cent-Genauigkeit.

Seit 2025 gilt schrittweise eine Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich für inländische Umsätze, in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen, für den Empfang elektronischer Rechnungen müssen Unternehmen bereits ab 2025 grundsätzlich in der Lage sein. Die genauen Übergangsfristen für die eigene Ausstellungspflicht hängen vom Umsatz ab – im Zweifel beim Steuerberater die aktuell geltende Frist erfragen.

Fehler auf einer bereits verschickten Rechnung dürfen nicht einfach in der Originaldatei geändert werden. Üblich sind zwei Wege:

1. Rechnungskorrektur: neues Dokument mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und den korrigierten Werten
2. Stornorechnung + Neuausstellung: die alte Rechnung wird vollständig storniert, eine neue mit neuer Nummer erstellt

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Digitale Archivierung ist zulässig, sollte aber unveränderbar (z. B. als PDF/A) erfolgen.

Ein minimaler Aufbau für eine korrekte Rechnung:

• Kopf: Absenderadresse, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Datum
• Betreff: „Rechnung Nr. 2026-014”
• Tabelle: Position, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis netto
• Summenblock: Zwischensumme netto, Umsatzsteuer (Satz + Betrag oder Hinweis § 19 UStG), Bruttosumme
• Fußzeile: Zahlungsziel, Bankverbindung, Steuernummer/USt-IdNr.

Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, sollte diesen Aufbau als Vorlage in einer Buchhaltungssoftware hinterlegen, um Fehler und Lücken bei der Nummerierung zu vermeiden.