Bevor du einstellst: die Rechnung
Personal ist ein Fixkostenblock, der sich nicht kurzfristig abbauen lässt. Faustregel: Ein Mitarbeiter sollte mindestens das Zwei- bis Dreifache seiner Vollkosten an Deckungsbeitrag erwirtschaften – bei 3.650 € Personalkosten also 7.500 bis 11.000 € monatlichen Zusatzumsatz.
Prüfe vorher mit dem Liquiditätsplan-Rechner, ob dein Konto die Anlaufphase von drei bis sechs Monaten trägt.
Lohnnebenkosten 2026 im Überblick
| Position | Arbeitgeberanteil |
|---|---|
| Rentenversicherung | 9,3 % |
| Krankenversicherung inkl. Zusatzbeitrag | ca. 8,5 % |
| Pflegeversicherung | ca. 1,8 % |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % |
| Umlagen U1/U2/U3 + Unfallversicherung | ca. 1,5–2,5 % |
Dazu kommen Urlaub, Krankheitstage, Ausstattung und Einarbeitungszeit – kalkuliere realistisch mit 1,4-fachen Bruttokosten.
Anmeldung Schritt für Schritt
- Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen (kostenlos, online).
- Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft anzeigen.
- Arbeitsvertrag schriftlich schließen – spätestens am ersten Arbeitstag.
- Sozialversicherungsmeldung an die Krankenkasse des Mitarbeiters (DEÜV).
- Lohnkonto anlegen, elektronische Lohnsteuermerkmale (ELStAM) abrufen.
- Monatliche Lohnabrechnung, Beitragsnachweis bis zum drittletzten Bankarbeitstag.
Was in den Arbeitsvertrag gehört
- Vertragsparteien, Beginn, ggf. Befristung mit Sachgrund
- Tätigkeitsbeschreibung und Einsatzort
- Arbeitszeit, Überstundenregelung, Urlaub (mind. 20 Tage bei 5-Tage-Woche)
- Vergütung inklusive variabler Bestandteile
- Probezeit und Kündigungsfristen
- Verschwiegenheit, Nebentätigkeit, Rückgabe von Arbeitsmitteln
Das Nachweisgesetz verlangt die wesentlichen Bedingungen schriftlich – Verstöße sind bußgeldbewehrt.
Alternativen zur Festanstellung
Minijob bis 556 €, Werkstudenten mit reduzierten Abgaben, befristete Verträge oder Freelancer – jede Variante hat einen Preis. Bei Freelancern ist die richtige Einordnung entscheidend; prüfe das Risiko mit dem Scheinselbstständigkeits-Check.
Teure Fehler
- Ohne Betriebsnummer starten – Meldung nicht möglich, Bußgeld droht.
- Freelancer wie Angestellte einsetzen – Nachzahlung von bis zu vier Jahren Sozialabgaben.
- Probezeit vergessen zu vereinbaren – volle Kündigungsfristen ab Tag eins.
- Mindestlohn und Dokumentationspflichten ignorieren.
- Personalkosten nur mit Brutto statt Vollkosten kalkulieren.
Häufige Fragen
Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?+
Rechne mit rund 21 bis 23 Prozent Arbeitgeberanteil auf das Bruttogehalt: Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung plus Umlagen U1, U2, U3 und Unfallversicherung. Aus 3.000 € brutto werden so etwa 3.650 € Personalkosten pro Monat.
Brauche ich eine Betriebsnummer?+
Ja. Die Betriebsnummer beantragst du kostenlos online beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Ohne sie kannst du keinen Mitarbeiter zur Sozialversicherung anmelden.
Minijob oder Teilzeit – was ist sinnvoller?+
Ein Minijob bis 556 € monatlich ist schnell aufgesetzt, kostet aber pauschal rund 31 Prozent Abgaben. Ab etwa 800 € Bruttogehalt ist reguläre Teilzeit meist günstiger pro geleisteter Stunde und für Bewerber attraktiver.
Wie lange darf die Probezeit dauern?+
Maximal sechs Monate. In dieser Zeit gilt eine Kündigungsfrist von zwei Wochen. Bei befristeten Verträgen muss die Probezeit im Verhältnis zur Vertragsdauer stehen.
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Geprüft & belegt
- Letzte Prüfung
- 14. August 2026
- Nächste Prüfung
- 12. Dezember 2026 (alle 120 Tage)
- Geprüft von
- Gründer-Guru RedaktionFachredaktion Gründung, Steuern & Förderung
Verwendete Quellen
- § 14 GewO – Anzeigepflicht Gewerbe – Bundesministerium der Justiz
- § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung – Bundesministerium der Justiz
- Existenzgründungsportal – Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz