Das Wichtigste in Kürze
- Startkosten
- 40.000–150.000 € Startkosten (Umbau, Küche, Mobiliar, Konzession)
- Dauer
- 4–9 Monate bis zur Eröffnung
- Kernvoraussetzung
- Gaststättenkonzession bzw. Anzeige, Gesundheitszeugnis und HACCP-Konzept, Betriebserlaubnis nach Bauordnung und ausreichend Startkapital für die ersten umsatzschwachen Monate.
Was kostet der Start?
| Position | von | bis |
|---|---|---|
| Ladenmiete, Kaution und Umbau (60–100 m²) | 15.000 € | 60.000 € |
| Kaffeemaschine und Küchentechnik | 8.000 € | 30.000 € |
| Mobiliar (Tische, Stühle, Theke) | 5.000 € | 20.000 € |
| Kassensystem und Kartenzahlung | 500 € | 2.000 € |
| Erstwareneinkauf | 1.500 € | 5.000 € |
| Konzession und behördliche Gutachten | 300 € | 1.500 € |
| Marketing und Eröffnung | 500 € | 3.000 € |
| Betriebshaftpflicht und Inventarversicherungpro Jahr | 300 € | 900 € |
| Summe | 31.100 € | 122.400 € |
Alle Beträge sind redaktionelle Richtwerte, keine Zusicherung. Prüfe die aktuellen Gebühren bei deiner Kommune und Kammer.
Genehmigungen und Ämter
- PflichtOrdnungsamt
Gaststättenanzeige bzw. -konzession, insbesondere bei Alkoholausschank
- PflichtGesundheitsamt
Gesundheitszeugnis und HACCP-Hygienekonzept
- PflichtBauamt
Nutzungsänderung/Baugenehmigung bei Umbau zur Gastronomiefläche
- PflichtBrandschutzprüfer
Fluchtwege, Feuerlöscher, Rauchmelder
- PflichtGewerbeamt
Gewerbeanmeldung
- FallabhängigGEMA
Anmeldung bei Hintergrundmusik
- PflichtFinanzamt
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Beispielrechnung
Beispiel: Café mit 30 Sitzplätzen
Kalkuliert mit einem durchschnittlichen Bon von 6,50 €, 90 Gästen pro Tag und 26 Öffnungstagen im Monat.
- Umsatz (90 × 6,50 € × 26 Tage)
- 15.210 €
- Wareneinsatz (28 %)
- − 4.259 €
- Miete und Nebenkosten
- − 3.500 €
- Personal (2,5 Vollzeitstellen)
- − 6.500 €
- Ergebnis vor Steuern
- ca. 951 €
Die passende Rechtsform
Empfehlung
GmbH oder UG bei hohem Investitionsvolumen, Einzelunternehmen bei kleinem Konzept
Bei hohen Umbau- und Ausstattungsinvestitionen und entsprechendem Haftungsrisiko ist eine Kapitalgesellschaft oft sinnvoller. Kleinere Konzepte mit geringem Kapitaleinsatz starten häufig unkomplizierter als Einzelunternehmen.
Passende Förderprogramme
- Gründungszuschuss →Zuschuss zur Sicherung des Lebensunterhalts in den ersten 15 Monaten der Selbstständigkeit.ca. 15.000–20.000 € über 15 Monate
- ERP-Gründerkredit – StartGeld →Förderkredit ohne Eigenkapital – der Klassiker für kleine Gründungen.125.000 € (davon max. 50.000 € Betriebsmittel)
- Bürgschaft ohne Bank (BoB) →Ausfallbürgschaft ersetzt fehlende Sicherheiten bei der Hausbank.bis 2,5 Mio. € Bürgschaftsbetrag
Angaben zu Förderprogrammen (Förderquoten, Höchstbeträge, Fristen, Voraussetzungen, Antragswege) sind redaktionell recherchiert und können sich jederzeit kurzfristig ändern, ausgesetzt oder eingestellt werden. Sie sind unverbindlich, begründen keinen Anspruch auf Förderung und ersetzen keine Beratung durch die Förderstelle. Wir übernehmen keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität und haften nicht für Schäden aus der Nutzung dieser Angaben – außer bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit. Verbindlich sind ausschließlich die Angaben und Richtlinien der jeweiligen Förderstelle. Vollständiger Haftungsausschluss
Laufende Kosten
- Ladenmiete und Nebenkosten
- Wareneinsatz (Kaffee, Gebäck, Zutaten)
- Personalkosten
- Wartung von Kaffeemaschine und Küchentechnik
- Marketing und Social Media
- Betriebshaftpflicht und Inventarversicherung
- GEMA-Gebühren bei Musik
Typische Fehler
01Frequenz überschätzt
Nicht jede Lage bringt automatisch Laufkundschaft. Vor Vertragsabschluss die tatsächliche Passantenfrequenz zu verschiedenen Tageszeiten prüfen.
02Zu hohe Anfangsinvestition in Ausstattung
Eine teure Siebträgermaschine ersetzt kein funktionierendes Konzept. Mit solider Basisausstattung starten und bei Bedarf erweitern.
03Personalkosten unterschätzt
Ein Café braucht durchgehende Besetzung über lange Öffnungszeiten – Personalplanung realistisch mit Krankheits- und Urlaubsvertretung kalkulieren.
04Eröffnung ohne Cashflow-Polster
Die ersten Monate laufen selten sofort profitabel. Plane mindestens drei bis sechs Monate Betriebskosten als Reserve ein.
Häufige Fragen
Wie viel Startkapital brauche ich für ein Café?+
Je nach Größe und Ausstattungsniveau realistisch zwischen 40.000 und 150.000 Euro, wobei Umbau und Küchentechnik den größten Anteil ausmachen.
Brauche ich eine Gaststättenkonzession?+
Für den Ausschank von alkoholischen Getränken ja. Reine Kaffee- und Kuchencafés ohne Alkohol kommen in vielen Kommunen mit einer einfachen Gewerbeanmeldung aus.
Wie hoch ist der Wareneinsatz bei einem Café?+
Üblich sind 25 bis 32 Prozent vom Umsatz, abhängig von Qualität der Zutaten und Anteil selbstgebackener Produkte.
Wie viele Gäste brauche ich für die Wirtschaftlichkeit?+
Bei 30 Sitzplätzen und einem Bon von etwa 6,50 Euro sind 80 bis 100 Gäste täglich meist nötig, um Miete und Personal zu decken.
Lohnt sich ein Café ohne Außengastronomie?+
Es ist möglich, aber Außenplätze erhöhen die Kapazität ohne zusätzliche Mietfläche erheblich und sind an guten Standorten ein wichtiger Umsatztreiber.
Wie lange dauert es bis zur Eröffnung?+
Von der Standortsuche bis zur Eröffnung vergehen meist vier bis neun Monate, abhängig von Umbauumfang und Genehmigungsverfahren.
Brauche ich ein HACCP-Konzept?+
Ja, jeder gastronomische Betrieb muss ein dokumentiertes Hygienekonzept nach den HACCP-Grundsätzen vorweisen können.
Was ist der größte Kostentreiber beim Start?+
Meist der Umbau der Mietfläche inklusive Küchentechnik, gefolgt von der Kaffeemaschine und dem Mobiliar.
Wie kalkuliere ich meine Preise?+
Wareneinsatz, Personal- und Fixkosten je Tasse oder Gericht gegenrechnen und mit ortsüblichen Preisen der Konkurrenz abgleichen.
Lohnt sich ein Frühstücks- oder Mittagsangebot zusätzlich?+
Ja, ein erweitertes Speisenangebot erhöht den durchschnittlichen Bon und füllt umsatzschwache Vormittags- oder Mittagszeiten.