Mitarbeiterkosten-Rechner
Vom Bruttolohn zu den echten Vollkosten – inklusive Umlagen, Ausstattung, Urlaub und Krankheit.
So wird gerechnet
Arbeitgeberbrutto
AG-Brutto = Bruttolohn × (1 + Sozialabgaben-Quote + Umlagen)
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung liegt bei rund 21 Prozent, dazu kommen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage.
Vollkosten pro Jahr
Vollkosten = AG-Brutto × 12 + Benefits + Ausstattung + Weiterbildung
Arbeitsplatz, Hardware, Fahrzeug, Software-Lizenzen und Fortbildung gehören zu den echten Kosten einer Stelle.
Kosten pro produktiver Stunde
Stundenkosten = Vollkosten / (Arbeitstage − Urlaub − Krankheit) × Tagesstunden × Produktivität
Nur diese Zahl taugt zur Kalkulation von Angebotspreisen – nicht der reine Stundenlohn.
Schritt für Schritt
- 1
Bruttolohn eintragen
Monatlicher Bruttolohn laut Arbeitsvertrag, ohne Arbeitgeberanteile.
- 2
Umlagen und Zusatzbeiträge prüfen
U1 (Krankheit) gilt für Betriebe bis 30 Mitarbeitende, U2 (Mutterschaft) für alle. Die Sätze setzt deine Krankenkasse fest.
- 3
Benefits und Arbeitsplatzkosten ergänzen
Jobticket, Zuschüsse, Laptop, Werkzeug, Software, Arbeitskleidung, Schulungen.
- 4
Ausfallzeiten realistisch angeben
Rechne mit 30 Urlaubs- und 10 Krankheitstagen sowie einer Produktivität von 75 bis 85 Prozent.
- 5
Ergebnis für die Kalkulation nutzen
Übertrage die Vollkosten je produktiver Stunde in deine Angebots- und Preiskalkulation.
Rechenbeispiel
Beispiel: Facharbeiter mit 3.400 € Bruttolohn
- Bruttolohn pro Monat
- 3.400 €
- Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (≈ 21 %)
- 714 €
- Umlagen U1/U2/Insolvenzgeld (≈ 2 %)
- 68 €
- Arbeitgeberbrutto pro Monat
- ≈ 4.182 €
- Jahreskosten Lohn
- ≈ 50.184 €
- Arbeitsplatz, Ausstattung, Weiterbildung
- 6.000 €
- Vollkosten pro Jahr
- ≈ 56.184 €
- Kosten je produktiver Stunde
- ≈ 41 €
Aus 3.400 € Bruttolohn werden über 56.000 € Jahreskosten und rund 41 € je tatsächlich verrechenbarer Stunde. Wer mit dem reinen Stundenlohn kalkuliert, verkauft strukturell unter Kosten.
Was eine Stelle wirklich kostet
Die Faustregel „Bruttolohn mal 1,25" greift zu kurz. Sie erfasst nur die Sozialabgaben, nicht aber Ausfallzeiten, Arbeitsplatz, Ausstattung und Verwaltungsaufwand.
Realistisch liegt der Faktor zwischen Bruttolohn und Vollkosten je produktiver Stunde bei 1,6 bis 2,0 – abhängig von Branche, Ausstattungsbedarf und Produktivität.
Der erste Mitarbeiter: die kritische Schwelle
Die erste Einstellung verändert die Fixkostenstruktur dauerhaft. Bevor du einstellst, sollte der zusätzliche Deckungsbeitrag die Vollkosten mindestens 1,5-fach übersteigen.
Alternativen für den Übergang sind Werkverträge, Minijobs, Aushilfen oder Kooperationen mit anderen Betrieben – mit Blick auf die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit.
- Lohnkonto und Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit einrichten
- Anmeldung zur Sozialversicherung vor dem ersten Arbeitstag
- Unfallversicherung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft
- Arbeitsvertrag mit Probezeit, Kündigungsfrist und Urlaubsregelung
Förderungen für Personalkosten nutzen
Eingliederungszuschüsse der Agentur für Arbeit übernehmen zeitweise bis zu 50 Prozent des Arbeitgeberbruttos, bei Ausbildungsverhältnissen und Schwerbehinderten gibt es weitere Programme.
Prüfe vor jeder Einstellung, ob ein Zuschuss infrage kommt – nachträglich ist eine Bewilligung ausgeschlossen.
Häufige Fragen
Wie hoch sind die Arbeitgeberkosten über dem Bruttolohn?+
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung liegt bei rund 21 Prozent des Bruttolohns, dazu kommen die Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeld mit etwa 1,5 bis 3 Prozent. Inklusive Arbeitsplatz und Ausfallzeiten liegt der reale Faktor bei 1,6 bis 2,0.
Was sind die Umlagen U1 und U2?+
U1 erstattet einem Betrieb einen Teil der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und gilt für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitenden. U2 finanziert die Mutterschaftsleistungen und ist für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die Sätze legt die jeweilige Krankenkasse fest.
Rechnet sich ein Minijob gegenüber einer Teilzeitstelle?+
Der Minijob ist bis zur Verdienstgrenze administrativ einfacher, kostet aber pauschal rund 31 Prozent Abgaben an die Minijob-Zentrale. Bei dauerhaft höherem Stundenbedarf ist eine sozialversicherungspflichtige Teilzeitstelle meist wirtschaftlicher.
Wie viele produktive Stunden hat ein Vollzeit-Mitarbeiter?+
Bei 220 Arbeitstagen abzüglich 30 Urlaubs- und 10 Krankheitstagen bleiben 180 Tage. Bei 8 Stunden und 80 Prozent Produktivität sind das rund 1.150 verrechenbare Stunden pro Jahr.
Muss ich Rücklagen für Urlaubs- und Weihnachtsgeld bilden?+
Wenn sie vertraglich zugesagt oder betriebsüblich sind, ja. Rechne sie als 13. oder 14. Monatsgehalt in die Jahreskosten ein und lege monatlich ein Zwölftel zurück.
Gibt es Zuschüsse zu den Personalkosten?+
Ja, insbesondere Eingliederungszuschüsse der Agentur für Arbeit, Förderungen für die Einstellung schwerbehinderter Menschen sowie Ausbildungsprämien. Die Beantragung muss immer vor Vertragsabschluss erfolgen.
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Geprüft & belegt
- Letzte Prüfung
- 14. August 2026
- Nächste Prüfung
- 12. Dezember 2026 (alle 120 Tage)
- Geprüft von
- Gründer-Guru RedaktionFachredaktion Gründung, Steuern & Förderung
Verwendete Quellen
- Interaktiver Lohn- und Einkommensteuerrechner – Bundesministerium der Finanzen
- § 32a EStG – Einkommensteuertarif – Bundesministerium der Justiz
- § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung – Bundesministerium der Justiz
- Agentur für Arbeit – Eingliederungszuschuss – arbeitsagentur.de
- Minijob-Zentrale – minijob-zentrale.de
Stand: Januar 2026